【職務経歴書】書くことがないと悩んでいる方へ【元面接官が作成手順を解説】

2024年10月8日2024年12月30日

職務経歴書の作成に取り掛かろうと思っても、書くことがなくてなかなか進められない…

あなたはそんなお悩みを抱えていませんか？

特に、仕事や家事で忙しい毎日を送っている方にとって、職務経歴書の作成は時間がかかるし、つい後回しにしてしまいがちです。

でも、安心してください。実は、正しい手順さえ知っていれば、職務経歴書は思ったほど難しくありません。この記事では、忙しい方でも効率よく作成できるステップをご紹介します。

そもそも職務経歴書はなぜ重要？｜書くことがないと悩んでいる方へ

職務経歴書は、転職活動において最重要なツールです。

なぜなら、これがあなたのこれまでの仕事の実績やスキルを採用担当者に伝えるための最も効果的なツールだからです。履歴書と異なり、職務経歴書は単に経歴を並べるだけでなく、自分がどのような業務に携わり、何を達成してきたのかを具体的にアピールできる場です。

採用担当者との最初の接点！

職務経歴書は、採用担当者との最初の接点です。この書類を通じて、応募者がどのような経験を積み、どのようなスキルを持っているのかが初めて評価されます。採用担当者は、応募者の経験が自社の求めるスキルやポジションにどの程度マッチしているかを見極めるため、職務経歴書を慎重にチェックします。

ここで重要になるのは、単に過去の業務を羅列するだけではなく、成果や業務改善に関する具体的なエピソードを盛り込むことです。例えば、「売上を前年比〇％向上させた」や「新しいシステムを導入して業務効率を〇％改善した」といった実績を、数値や事実を基にアピールすることで、あなたの実力や価値を強く印象付けることができます。

職務経歴書は、単なる履歴の紹介ではなく、あなたがどのように会社に貢献できるかを示す強力な武器です。この最初の接点で、自分の経験やスキルを効果的に伝えることで、採用担当者に強いインパクトを残し、次のステップに進むための道を切り開きましょう。

書類審査なくして面接なし！職務経歴書は面接へのカギ

職務経歴書は、単なる自己紹介ではなく、あなたがこれまでに築いてきたキャリアを通じて、どのような価値を企業に提供してきたかを証明する重要なドキュメントです。採用担当者にとって、この書類はあなたのスキルや経験を初めて評価する手段であり、書類審査を通過しなければ面接に進むことはできません。

そのため、職務経歴書はしっかりとした構成で、アピールポイントを明確に示すことが不可欠です。どのような業務に携わり、どのような成果を上げたのかを具体的に記載することで、採用担当者に強い印象を与えることができます。たとえば、業務改善やプロジェクト成功に貢献した実績、チームリーダーとしての経験、売上向上やコスト削減の成果などをしっかりと盛り込むことが、評価を高めるポイントです。

職務経歴書は、面接に進むためのカギを握るツールです。この最初のステップでしっかりと自分をアピールし、次のステージへと進むための基盤を築きましょう。

職務経歴書作成に書くことがないと悩む理由は？

正しい作成手順を知らないからです。

多くの転職希望者、特に忙しい毎日を送っている会社員にとって、職務経歴書の作成は大きな壁に感じられることが多いです。「どこから手をつけたら良いのか分からない」という悩みが特に多く、仕事や家事に追われる中で、なかなか進まないことがプレッシャーになることもあります。しかし、悩む理由は単純で、作成手順を知らないからにすぎません。正しい手順を知っていれば、職務経歴書の作成は思っているほど難しくはないのです。

作成手順を知れば悩みは解消されます

これは料理のレシピと似ています。初めて作る料理だと、材料や手順が分からず戸惑いますが、レシピを見て一つ一つ進めれば、思ったよりも簡単に完成します。職務経歴書作成も同じです。具体的なステップを知れば、手順に従ってスムーズに進められるようになります。

この記事では、職務経歴書作成を効率よく進めるためのステップを解説します。情報を整理し、優先順位をつける方法を学ぶことで、悩まずに職務経歴書を仕上げることができるようになります。

職務経歴書の作成手順【5つのステップ】｜書くことがないと悩んでいる方へ

【手順1】最初にやるべきこと：情報を全て書き出そう

職務経歴書の作成において、最初にやるべき重要なステップは、これまでの職務内容や実績を時系列で全て書き出すことです。多くの人は「何から書けば良いのか分からない」と感じますが、まずは頭の中にある情報を整理することから始めると、次のステップが明確になります。

具体的には、過去の勤務先、役職、担当した業務、達成した成果をリストアップしていきます。この段階では、細かい表現や構成を気にする必要はありません。まずは、情報を網羅的に集めることが重要です。業務の具体的な内容や実績をできるだけ詳しく思い出し、時間をかけて書き出しましょう。

時系列に沿って職務内容を並べることで、自分のキャリアの流れが見えてきますし、アピールすべきポイントも自然と浮かび上がります。このステップを終えた後に、次は重要な業務や成果を選び、職務経歴書の中でどのように強調するかを考えることができるようになります。

この方法を使えば、どこから手をつけるべきかの迷いがなくなり、職務経歴書作成の第一歩を確実に踏み出すことができます。

【手順2】重要なポイントを見極める

情報を時系列で書き出したら、次に行うべきは、アピールすべき重要なポイントを選び出し、優先順位をつけることです。職務経歴書は読み手が限られた時間で評価するものですので、全ての経験を詳細に書くのではなく、応募先企業にとって特に価値のある経験や成果を強調することが重要です。

1. 応募企業のニーズを把握する

まずは応募先企業やポジションが求めるスキルや経験を理解しましょう。募集要項や企業のウェブサイト、面接のフィードバックなどから、どのような人物像が期待されているのかを確認します。その情報に基づいて、自分の経歴の中から企業のニーズに合致する実績を選び出します。

2. 実績を数字や具体例で裏付ける

重要なアピールポイントを選んだら、できるだけ具体的な実績や成果を数字で示すようにしましょう。例えば、「売上を○％向上させた」「業務効率を○％改善した」など、具体的な成果は採用担当者に強い印象を与えます。数字が難しい場合でも、プロジェクトの成果や改善したプロセスを具体的に説明することで説得力を持たせます。

3. キャリアの流れに一貫性を持たせる

選んだ実績や経験が、職務経歴書全体の中で一貫した流れを持つように心がけましょう。過去のキャリアがどのように次のステップに繋がっているかを示すことで、採用担当者に自分の成長や目的意識が明確に伝わります。

4. 時間を効率的に使う

忙しい日常の中でも効率的に職務経歴書を作成するためには、一気に全てを仕上げようとせず、優先順位を決めて少しずつ進めることが重要です。1日のうち、短い時間でも集中して取り組むことで、効率よくアピールポイントを選び出し、書き進めることができます。

優先順位をつけることで、必要以上に時間をかけず、応募先に対して最も効果的なアピールができる職務経歴書を作成できるようになります。

【手順3】実績を効果的にアピールする方法を考える

職務経歴書で自分の実績を効果的にアピールするためには、具体的でわかりやすい形で成果を示すことが重要です。成果を数値化することができればベストですが、数値にできない場合でも、定性的な成果をしっかり表現する方法があります。ここでは、数値化できる場合とできない場合のそれぞれのアピール方法を具体例と共に紹介します。

1. 数値化できるものはする

数字を使って成果を示すと、読んでいる人に視覚的にインパクトを与えることができます。特に売上、コスト削減、効率化など、具体的な結果を出した場合には、数値を使って成果を強調しましょう。

例:

「売上を前年比15％向上させ、月次で〇〇万円の利益増加に貢献」
「コスト削減プロジェクトを担当し、年間で運用コストを20％削減」
「業務フローを見直し、作業時間を30％短縮」

このように、具体的な成果を数字で示すことで、どの程度の貢献をしたかが明確に伝わります。また、読者が「どのように」その成果を達成したのか理解しやすくなるため、結果に至る過程も簡潔に説明することでさらに説得力が増します。

2. 定性的な成果も遠慮なく書く

数字にしにくい成果については、仕事の質や影響を具体的に説明することで効果的にアピールできます。たとえば、顧客満足度の向上やチームワークの改善、プロジェクトのリーダーシップなどは定性的な成果の代表例です。

例:

「新規顧客向けのサポート体制を整備し、クライアントからのポジティブなフィードバックが増加」
「チーム間のコミュニケーション改善プロジェクトをリードし、部門全体の業務効率を向上させた」
「プロジェクトのリーダーとして、複数の部門を調整し、納期通りに品質を保ってプロジェクトを完了」

このように、数値では表せない成果も、具体的な取り組み内容とその結果を明確に書くことで、採用担当者に印象的なアピールができます。

3. 「結果」だけでなく「過程」も伝える

成果そのものを伝えるだけでなく、それをどのように達成したかの過程も簡潔に説明することで、問題解決能力やリーダーシップといったソフトスキルもアピールできます。特に、困難な状況をどう乗り越えたかを記載することで、あなたの適応力や判断力が伝わります。

例:

「リソースが限られた中で、業務の優先順位を見直し、チーム全体で目標達成を実現」

4. 具体的な行動を記載する

採用担当者に実績を伝える際、具体的な行動や取り組んだ施策を記載することで、実行力をアピールできます。「何をしたか」だけでなく「どのように行動したか」も伝えると、説得力が増します。

【手順4】フォーマットとレイアウトを整える：読みやすさがカギ

職務経歴書の内容がどれほど優れていても、フォーマットやレイアウトが整っていないと、採用担当者に十分にアピールできません。採用担当者は多くの職務経歴書を短時間で評価するため、読みやすさが重要なポイントとなります。ここでは、読みやすく、採用担当者にとって負担の少ない職務経歴書のフォーマットとレイアウトの基本について説明します。

1. 見出しとセクションの分け方

職務経歴書は、いくつかのセクションに分けて、内容を整理することが重要です。各セクションには分かりやすい見出しをつけることで、採用担当者がスムーズに必要な情報を見つけられます。

基本的なセクションの例:

個人情報
職務要約（簡潔にキャリアの概要や強みを記載）
職歴（勤務先、役職、期間、具体的な業務内容、実績）
スキル（資格や特技、技術スキル）
学歴
自己PR

このように、見出しを明確にし、各セクションをコンパクトにまとめることで、採用担当者は一目でどの情報がどこにあるかを把握できます。

2. フォントとフォントサイズの選び方

読みやすいフォントとフォントサイズは、職務経歴書全体の印象を大きく左右します。フォントはビジネス文書でよく使用されるシンプルなもの（例：MS 明朝、ヒラギノ明朝）を選び、フォントサイズは10.5pt～12ptを推奨します。小さすぎる文字は読みづらく、大きすぎる文字はプロフェッショナルな印象を損ないます。

また、見出しには少し大きめのサイズ（14pt程度）や太字を使い、内容を一目で区別できるように工夫しましょう。

3. 行間や余白の調整

文字が詰まりすぎていると、文章全体が圧迫感を与えて読みづらくなります。適度な行間（1.15～1.5）や余白（左右2～3cm、上下2.5cm程度）を設けることで、文字が読みやすく、視覚的にスムーズに流れる職務経歴書になります。空白を適度に使うことは、情報を整理して見せるだけでなく、読み手の負担を軽減する効果があります。

4. 箇条書きの活用

重要な実績やスキルは、文章形式で書くよりも、箇条書きにすることで要点が伝わりやすくなります。特に、実績や具体的な成果を箇条書きにすると、採用担当者が一目で読み取れるので効果的です。

例:

売上を前年比15％向上
新規顧客獲得数を30％増加
プロジェクトのリーダーとしてチームを管理し、期限通りに完了

このように、簡潔で明確に表現することで、情報がスムーズに伝わります。

5. デザインはシンプルに

色使いや装飾を多用しすぎると、かえって読みにくくなります。職務経歴書はシンプルで整ったデザインが最も効果的です。特に内容が多い場合、余計な装飾を排除して、必要な情報に焦点を当てることが大切です。

6. 読みやすさが最優先

最終的には、フォーマットやレイアウトの目的は「読みやすさ」を最大化することです。応募者の意図や実績がしっかりと伝わるよう、無駄な要素を削ぎ落とし、すっきりとした職務経歴書に仕上げることが重要です。

【手順5】書き終えた後必ずチェックする【7つのチェックポイント】

職務経歴書を書き終えた後は、完成したと思って安心せず、必ず確認作業を行うことが重要です。小さなミスや内容の不整合があると、採用担当者に対してプロフェッショナルさを欠いている印象を与えてしまうことがあります。ここでは、職務経歴書を仕上げるために確認すべきポイントをリスト化し、ミスを防ぎつつ内容の一貫性を保つ方法を紹介します。

1. 誤字・脱字の確認

まずは基本ですが、誤字や脱字がないかを入念にチェックしましょう。職務経歴書の中での小さな誤字でも、注意力不足や不正確さを印象づけてしまう可能性があります。誤字や脱字はツールを使って自動的に確認するだけでなく、プリントアウトして読むなど、目で確認することも大切です。

2. 文法や表現のチェック

誤字脱字以外にも、文法の正しさや表現の適切さを確認しましょう。特に長い文章や専門用語が続くと、複雑な文になりやすいため、文をシンプルにすることで読みやすさを向上させます。読み返したときに、意味が分かりにくい箇所があれば、短くて明確な表現に修正することを意識しましょう。

3. 一貫性の確認

職務経歴書全体で、内容が一貫しているかを確認しましょう。特に、過去の職務内容や役割について矛盾がないか、各セクションでアピールしているポイントが首尾一貫しているかを確認します。例えば、自己PRや職務要約の中で強調した強みが、職歴で具体的に裏付けられているか、スキルと実績が一貫しているかなどを確認します。

4. フォーマットの統一

フォント、サイズ、箇条書きのスタイルなどが全体で統一されているかも重要な確認ポイントです。例えば、見出しのサイズがバラバラになっていたり、箇条書きのマークが異なっていたりすると、視覚的に統一感が欠けてしまいます。レイアウトやデザインが一貫していることは、プロフェッショナルな印象を強化します。

5. 過去の勤務先や役職の正確性

過去の勤務先名や役職名、勤務期間などの情報が正確であるかを再確認しましょう。ここでのミスは、信頼性に関わるため、特に注意深くチェックしてください。できれば、過去の職務証明書や給与明細などを参照しながら確認すると良いでしょう。

6. 実績の裏付け

職務経歴書でアピールした成果や実績が具体的であり、かつ裏付けられるものであるかを確認します。数字や事例などは、事実に基づいたものかどうかを見直し、実際に証明できるかどうかも頭に入れておきましょう。誇張しすぎた内容は面接で不利になる可能性があります。

7. 長さの適切さ

職務経歴書が長すぎたり、短すぎたりしないかも確認しましょう。全体が過度に長くなると読み手に負担をかけますし、短すぎると十分な情報を伝えきれないことがあります。一般的にはA4サイズ1～2枚程度が適切です。

チェックリスト

以下のチェックリストを基に最終確認を行いましょう：

誤字・脱字はないか？
文法や表現に問題はないか？
全体の内容に一貫性があるか？
フォーマットやレイアウトは統一されているか？
勤務先や役職名、期間などの情報は正確か？
実績の裏付けはあるか？
第三者に確認してもらったか？

まとめ｜職務経歴書で書くことがないと悩んでいる方へ

この記事では、職務経歴書作成に悩む方々の「どこから手をつけていいかわからない」という悩みを解消するための具体的なステップを解説してきました。情報を整理し、アピールすべきポイントを見極める方法、実績を効果的に伝えるコツ、そしてフォーマットやレイアウトの工夫など、順を追って進めることで、職務経歴書の作成はスムーズに進むはずです。忙しい毎日の中でも、少しずつ着実に取り組むことで、自分の経験や実績を効果的に伝えられる書類が完成します。
転職活動において職務経歴書は、面接に進むためのカギを握る重要なツールです。このカギをしっかりと準備することで、採用担当者に強い印象を与え、次のステップへ進むための道を切り開くことができます。この記事を参考に、焦らずに一歩ずつ取り組んで、あなたのキャリアを前進させてください。