【実績がない？】事務職で数字で表せない人の職務経歴書はどう書く？【もと面接官が解説】

・職務経歴書に書く実績が見つけられない…
・実績を数字で表すことができない…

などのお悩みはありませんか？

特に事務職では、成果を数字で表しづらく、何をどう書けば良いのか迷うこともありますよね。

この記事では、そうしたお悩みを解決し、職務経歴書を効果的に仕上げるための具体的なアドバイスをご紹介します。

事務職などで実績を数字で表せない仕事の職務経歴書はどう書く？

事務職の方が職務経歴書を作成する際、「成果を数字で表すのが難しい」と感じていることは少なくありません。営業職やエンジニアのように「売上を何％増加させた」「プロジェクトを〇ヶ月前倒しで完了させた」といった具体的な数値で表現できる業種とは異なり、日々の業務の成果を定量的に示すことが難しいのが事務職の特徴です。そのため、「自分の仕事をどうアピールすればいいのか」と悩んでしまう方も多いでしょう。

1.無理に数字にこだわらなくても大丈夫です！

事務職では、数字にこだわらなくても十分にアピールできるポイントがたくさんあります。

むしろ、業務の質的な向上や周囲からの評価、チームのサポートなど、定性的な成果を丁寧に説明することで、面接官にあなたの実力をしっかりと伝えることができます。例えば、「効率的なファイリングシステムを導入して、社内の業務フローを改善しました」や「新しいソフトウェアを使ったデータ管理を提案し、他部門とのコミュニケーションを円滑にしました」といった具体的な事例を盛り込むことで、あなたの工夫や貢献をアピールすることが可能です。

2.定性的な成果を効果的に伝えましょう！

数字で表せない成果は、定性的な成果として職務経歴書に記載しましょう。

その際には、あなたがどのように周囲に貢献し、どんな役割を果たしたのかを具体的に記述することがポイントです。例えば、日常の業務の中で、どのようにして問題を解決したか、チーム全体がスムーズに業務を進められるようにどんなサポートをしたかなど、あなたの取り組みを具体的に示すことが大切です。定性的な成果を通じて、あなたの責任感や細やかな気配り、問題解決力をアピールすることができます。

3.成果が見えにくい仕事こそ丁寧に言葉で表現

事務職では、目に見えにくい成果が多いですが、その分あなたの業務がチームや会社全体に与えている影響は非常に大きいです。

職務経歴書を作成する際は、そうした「見えにくい成果」を丁寧に言葉で表現することが重要です。例えば、「上司や同僚の業務を円滑に進めるためのサポート役として、日常的な調整を行っていた」や「部署内での連携を強化し、業務全体のスムーズな進行を支えた」など、あなたが日々行っている役割を具体的に書き出すことで、面接官にあなたの重要性が伝わりやすくなります。

4.数字以外のアピールポイントを見つけよう！

事務職の強みは、業務の正確さ、効率性、そしてチーム全体のサポート力です。

これらの強みをしっかりとアピールするためには、あなたがどのように日々の業務に取り組んできたのか、そのプロセスを明確に示すことが大切です。例えば、「毎日のデータ入力作業を正確にこなし、ミスのない業務を続けてきた」や「業務の優先順位をつけて効率的に対応し、社内の進捗をスムーズにした」など、具体的な取り組みを書き出すことで、数字には現れないあなたの貢献がしっかりと伝わります。

職務経歴書では、数字にとらわれず、あなたの仕事のプロセスや成果をしっかりとアピールすることで、面接官に強い印象を残すことができるのです。

【定番】事務の実績は数字だけじゃない！定性的な実績も職務経歴書でアピールできる！

職務経歴書で成果を数字で表現するのが難しい場合、定性的な成果をアピールすることが有効です。事務職では、日々の業務改善や周囲との連携、同僚や上司からの評価など、定性的な要素が非常に重要です。これらの成果をしっかりと表現することで、あなたの貢献度や職場での信頼感を伝えることができます。

【テクニック1】業務の質的な改善を強調する

事務職では、業務効率化や質的な改善が大きな成果です。たとえば、これまで手作業で行っていた業務をデジタル化したり、無駄な手間を減らして業務をスムーズに進めたことがあるなら、それを職務経歴書に記載しましょう。

例文:
「データ入力作業を効率化するため、Excelマクロを導入し、毎月のレポート作成時間を大幅に短縮しました。」

このように、具体的な改善策やそれによって得られた効果を丁寧に説明することで、あなたの仕事の工夫や貢献度がより具体的に伝わります。

【テクニック2】周囲からの信頼や評価をアピール

定性的な成果の一つとして、周囲からの信頼や高評価も重要なアピールポイントです。チームや上司からのフィードバックや、あなたが信頼されている仕事ぶりをアピールすることで、面接官にあなたの存在感を印象付けることができます。

例文:
「部内の業務調整役として、他部門との連携を強化。スムーズなコミュニケーションを通じて、チーム全体の業務効率向上に貢献しました。」

このように、自分がどのように職場のコミュニケーションを円滑にし、信頼を得ているかを具体的に示すと、あなたの強みが際立ちます。

【テクニック3】仕事の工夫を強調する

日々の業務の中で、どのように工夫を凝らして業務を進めているかも大事なポイントです。たとえば、仕事の優先順位をうまく管理し、他の同僚や部署のサポートにどのように貢献してきたかを具体的に書くことで、あなたのプロアクティブな姿勢が伝わります。

例文:
「急な依頼にも迅速に対応できるよう、日々の業務スケジュールを効率的に調整。常に他部署からのサポート依頼に応じ、社内の業務フローを円滑に進めました。」

このように、日々の業務に工夫を凝らし、周囲に貢献している姿勢を具体的に伝えることで、あなたの仕事に対する積極的な姿勢がアピールできます。

【テクニック4】同僚や上司からの評価を活用する

同僚や上司からの評価を職務経歴書に反映させることも有効です。「◯◯さんがいるおかげで、業務がスムーズに進む」といった声や、評価面談でのフィードバックを反映させることで、あなたの仕事ぶりが客観的に伝わります。

例文:
「上司からは『問題解決能力が高く、チームに欠かせない存在』との評価を受け、定期的な業務改善提案を行っています。」

このように、具体的な評価や信頼を職務経歴書に盛り込むことで、周囲からの評価の高さを効果的にアピールできます。

定量的な成果にこだわらず、あなたが日々どのように仕事を進め、職場で貢献しているのかを定性的な面からアピールすることが、職務経歴書では重要です。業務の質的な改善、周囲からの評価、そして日々の工夫を具体的に示すことで、数字には現れないあなたの真の価値を面接官に伝えることができるでしょう。

事務職の職務経歴書を書くポイントは？何をどう書く？

毎日の忙しい業務の中で、「ただ仕事をこなしているだけ」と感じてしまい、自分が実際にどのように貢献しているか気づかないことも多いでしょう。また、何から書き始めれば良いのか、どの部分を強調すれば面接官に響くのか、悩んでしまうのも無理はありません。漠然とした不安があると、手をつけられないまま時間が過ぎてしまうこともありますよね。

【ポイント1】小さな積み重ねを反映する視点が大事

職務経歴書では、特別な成果だけでなく、日常業務での小さな積み重ねが大きなアピールポイントになります。あなたが日々行っている業務改善や同僚へのサポート、トラブル対応なども、職務経歴書に記載すべき重要な要素です。たとえば、日々の業務をスムーズに進めるために工夫していること、チームや上司とのコミュニケーションを円滑にしている役割なども、実際の職場で大きな価値を持っています。

【ポイント2】日常業務を具体的に表現する方法

「何を書けばいいのかわからない」という場合、まずは日々の業務を振り返り、その中でどんな工夫や努力をしているかを思い出しましょう。たとえば、日常業務の中でどんな問題を解決したか、どのようにして業務効率を上げたか、またはどのようにチームのサポートを行ったかを具体的に書き出してみると、職務経歴書に反映できる要素が見えてきます。

例文:
「業務の優先順位を適切に管理し、上司や同僚のサポート業務を効率化。チーム全体の生産性向上に貢献しました。」

このように、普段の業務における小さな貢献や努力を具体的に記載することで、あなたの仕事の姿勢や能力がしっかりと面接官に伝わります。

何を書けば良いか分からないと感じる場合でも、まずはあなたの業務の積み重ねを整理し、どう貢献しているかを冷静に見つめ直すことが重要です。少しずつでもあなたの業務を具体的に表現していくことで、職務経歴書に自信を持って記載できる内容が自然と浮かんできます。

【実践編】元面接官が教える！事務職の職務経歴書の作成方法

転職活動において、職務経歴書を書くのは大きなハードルのひとつですよね。特に、成果を具体的にどう書けばよいか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、元面接官の視点から、成果を効果的にアピールするための具体的なステップを解説します。さらに、すぐに使えるテンプレートや例文もご紹介しますので、ぜひ参考にしてください！

ステップ1: 過去の業務を棚卸しする

まずは、これまでに携わってきた業務をすべて洗い出すことが第一歩です。忙しい毎日を過ごしていると、業務の全体像を忘れてしまいがちです。しかし、職務経歴書に記載するためには、自分がどのような業務に従事していたのかを正確に把握することが重要です。データ入力やスケジュール管理、顧客対応、資料作成など、どんな小さな仕事もリストアップしましょう。

具体的な作業リスト例

• データ入力および管理
• クライアントとのコミュニケーション
• 書類作成およびファイリング
• 会議のスケジュール調整

ステップ2: 成果を明確にする

リストアップした業務から、「成果」と呼べるものを探し出します。事務職などの定量的な成果が難しい職種の場合でも、周囲からの評価や業務の改善点など、定性的なアプローチができます。重要なのは、業務をどのように工夫し、効率化したかや、どのように職場やチームに貢献したかを具体的にアピールすることです。

成果を見つけるための質問例

• あなたが提案したアイディアや改善策は何か？
• 同僚や上司からの信頼をどのように得たか？
• 日常業務をどのように効率化したか？

ステップ3: 成果を数字や具体例で表現する

できるだけ具体的に、成果を数字や具体例で示すことで、説得力を高めます。たとえば、「業務を改善した」と記載するだけでは弱いので、「業務フローを改善し、1日の作業時間を30分短縮した」といった具体的な表現にしましょう。数字が難しい場合は、「○○を効率化し、チーム全体の負担を軽減させた」といった、状況の変化や周囲への影響を伝える形でも効果的です。

例文
「資料作成業務を自動化することで、1週間あたりの作業時間を3時間短縮し、他の重要な業務に集中できる時間を増やしました。」

ステップ4: 書いた内容を読み返す

完成した職務経歴書は、一度読み返して、内容が一貫しているか、明確でわかりやすいかを確認しましょう。特に成果が伝わりやすい表現になっているかどうかを確認し、必要に応じて修正してみてください。また、第三者にチェックしてもらうと、客観的なフィードバックを得られます。

まとめ｜事務職の職務経歴書の書き方

本記事では、「事務職は成果を数字で表現できない」という悩みを解決する方法を解説してきました。ポイントは次の通りです。

• 実績は数字だけではない：数字にこだわらず、業務の質的な改善や周囲からの評価をアピールすることが重要。
• 定性的な成果の具体化：業務の効率化や工夫、チームへの貢献など、目に見えにくい成果を具体的に記述する。
• 小さな積み重ねを反映する：日常業務での小さな努力や貢献を職務経歴書に反映することで、あなたの仕事の姿勢が伝わる。
• テンプレートを活用する：書きやすいテンプレートを使って、業務内容や成果を整理して具体的に記述する。
• 職務経歴書の見直し：書いた内容を読み返し、一貫性とわかりやすさを確認しながら、第三者のフィードバックも活用する。

事務職では、日々の業務が直接的に数字で表れないことが多いですが、定性的な成果は十分にアピールできます。例えば、業務フローの改善や周囲のサポート、チームの効率化などを具体的に示すことで、面接官にあなたの仕事ぶりや貢献が伝わります。また、日常業務での小さな積み重ねも、職務経歴書にしっかりと反映することが重要です。忙しい日々の中でも、あなたの努力や工夫を言葉にして形にすることで、採用担当者にあなたの真の価値を伝えることができます。

職務経歴書の作成は悩ましい作業かもしれませんが、少しずつ取り組んでいくことで、自分自身の強みを再確認できるチャンスにもなります。数字にこだわらず、あなたが日々行っている業務の質を伝えるための工夫を、ぜひ今回の内容を参考にしてみてください。

一人で職務経歴書を作るのが不安な方へ